招標(biāo)采購(gòu)文件是采購(gòu)單位向潛在投標(biāo)人發(fā)出告知項(xiàng)目需求、招投標(biāo)活動(dòng)規(guī)則和合同條件等招標(biāo)信息的要約文件，是招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)的直接依據(jù)。所以在招標(biāo)采購(gòu)采購(gòu)活動(dòng)中，一定要高效、規(guī)范、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)鼐幹撇少?gòu)文件。那么，如何做好采購(gòu)文件編制工作呢？下文作了梳理總結(jié)。

采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)提示：把好采購(gòu)文件編制五原則

五種條件不能隨意“動(dòng)”

招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)，從某種意義上來(lái)說(shuō)，是一種“靜態(tài)”的采購(gòu)，主要體現(xiàn)在招標(biāo)文件和投標(biāo)文件的內(nèi)容在投標(biāo)截止時(shí)間后不能改動(dòng)；投標(biāo)報(bào)價(jià)在投標(biāo)截止時(shí)間后不能改動(dòng)；評(píng)標(biāo)方法、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和因素在投標(biāo)截止時(shí)間后不能改動(dòng)；投標(biāo)人在投標(biāo)截止時(shí)間后到投標(biāo)有效期滿前，不允許撤回其投標(biāo)文件；在投標(biāo)截止時(shí)間后，不允許投標(biāo)人以任何理由補(bǔ)充、修正或是撤銷實(shí)質(zhì)性投標(biāo)內(nèi)容。

五種情況必須書面“提”

招投標(biāo)也是一種書面形式的采購(gòu)活動(dòng)，主要體現(xiàn)在采購(gòu)人的購(gòu)買意圖要表述在采購(gòu)文件中；采購(gòu)人對(duì)采購(gòu)文件的解釋應(yīng)當(dāng)以書面形式送給投標(biāo)人；開標(biāo)后對(duì)投標(biāo)文件的澄清，投標(biāo)人要書面回答；投標(biāo)人用招標(biāo)文件中規(guī)定的語(yǔ)言文字編制書面形式的投標(biāo)文件；投標(biāo)文件由投標(biāo)人授權(quán)代表簽字時(shí)，應(yīng)在投標(biāo)文件中附書面形式的法定代表人授權(quán)書。

業(yè)績(jī)規(guī)定切勿歧視排斥

采購(gòu)文件內(nèi)容必須具有廣泛的競(jìng)爭(zhēng)性，信息的發(fā)布必須符合廣泛競(jìng)爭(zhēng)的原則，業(yè)績(jī)、資格的規(guī)定也必須符合廣泛競(jìng)爭(zhēng)性原則，業(yè)績(jī)的規(guī)定不能以國(guó)內(nèi)或某地區(qū)或某部門、某行業(yè)的業(yè)績(jī)來(lái)排斥潛在投標(biāo)人。

總價(jià)和分項(xiàng)價(jià)格都要報(bào)

采購(gòu)文件的格式部分要對(duì)報(bào)價(jià)有詳細(xì)要求并附報(bào)價(jià)表格。除要求報(bào)總價(jià)以外，還要求報(bào)分項(xiàng)價(jià)格。這不僅便于評(píng)標(biāo)，而且有利于合同管理。

未明確內(nèi)容勿作評(píng)標(biāo)依據(jù)

無(wú)效投標(biāo)（含廢標(biāo)）的標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)標(biāo)因素是采購(gòu)文件的內(nèi)容，不能開標(biāo)后再針對(duì)投標(biāo)內(nèi)容隨意制定評(píng)標(biāo)原則和方法。因?yàn)樵u(píng)標(biāo)委員會(huì)的評(píng)標(biāo)依據(jù)是招標(biāo)文件和投標(biāo)文件中的內(nèi)容，招標(biāo)文件和投標(biāo)文件內(nèi)容以外的不能作為評(píng)標(biāo)依據(jù)。為保證評(píng)標(biāo)質(zhì)量，招標(biāo)文件中要求不明、前后矛盾或含糊不清的要求，均不能作為評(píng)標(biāo)依據(jù)；違反國(guó)家法律、法規(guī)的投標(biāo)不能中標(biāo)。

采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)提示：細(xì)化采購(gòu)需求

綜合考慮招標(biāo)人需求

招標(biāo)人的需求包括采購(gòu)標(biāo)的的技術(shù)特征以及使用需求；交接、檢驗(yàn)、服務(wù)特征和需求；價(jià)格特征和需求；履約風(fēng)險(xiǎn)控制等。在提要求時(shí)，應(yīng)該考慮到采購(gòu)標(biāo)的的使用功能，或者說(shuō)是基本功能與輔助功能。采購(gòu)標(biāo)的的技術(shù)性能決定價(jià)格。在制作招標(biāo)文件時(shí)，需考慮采購(gòu)標(biāo)的的技術(shù)性能、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化水平、節(jié)能環(huán)保指標(biāo)等方面的因素。

不能忽略服務(wù)需求

制作采購(gòu)文件的過(guò)程中，應(yīng)該充分考慮到采購(gòu)標(biāo)的與項(xiàng)目整體要求的協(xié)調(diào)。采購(gòu)進(jìn)口產(chǎn)品應(yīng)注意國(guó)際貿(mào)易的規(guī)則。國(guó)內(nèi)采購(gòu)時(shí)，應(yīng)注意指定交貨地點(diǎn)；交貨期限；檢驗(yàn)和試驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)；技術(shù)服務(wù)和售后服務(wù)等內(nèi)容也不可偏廢。

細(xì)化價(jià)格構(gòu)成需求

采購(gòu)價(jià)格構(gòu)成一般為“出廠價(jià)+包裝+運(yùn)輸+運(yùn)保+其他”；采購(gòu)進(jìn)口產(chǎn)品則為“到岸價(jià)+進(jìn)口環(huán)節(jié)稅+國(guó)內(nèi)運(yùn)輸+國(guó)內(nèi)運(yùn)保+其他”。同時(shí)，在付款條件上也必須有考慮，國(guó)內(nèi)支付方式一般為電匯、匯票、支票、現(xiàn)金；國(guó)際的包括電匯、交單、承兌、信用證。貨款的支付時(shí)間、產(chǎn)品的使用壽命（全壽命周期成本）；使用成本也是制作采購(gòu)文件時(shí)不得不考慮的內(nèi)容。

采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)提示：確保采購(gòu)文件編制完整性

十項(xiàng)法定內(nèi)容不能缺

投標(biāo)邀請(qǐng)；投標(biāo)人須知；投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)提交的資格、資信證明文件；投標(biāo)報(bào)價(jià)要求、投標(biāo)文件編制要求和投標(biāo)保證金交納方式；招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、要求和數(shù)量；合同主要條款及合同簽訂方式；交貨和提供服務(wù)的時(shí)間；評(píng)標(biāo)方法、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和廢標(biāo)條款；投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)；行政監(jiān)督管理部門規(guī)定的其他事項(xiàng)。

招標(biāo)公告內(nèi)容要全面

招標(biāo)公告的主要內(nèi)容包括招標(biāo)采購(gòu)單位的名稱、地址和聯(lián)系方法；招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、數(shù)量或者招標(biāo)項(xiàng)目的性質(zhì)；投標(biāo)人的資格要求；獲取招標(biāo)文件的時(shí)間、地點(diǎn)、方式及招標(biāo)文件售價(jià)；投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)。

投標(biāo)人須知勿遺漏

投標(biāo)人須知主要內(nèi)容包括：招標(biāo)、投標(biāo)規(guī)則、程序和對(duì)投標(biāo)人的要求；招標(biāo)文件的組成；投標(biāo)文件的組成；合格性證明；投標(biāo)報(bào)價(jià)要求；投標(biāo)文件的簽署、裝訂、遞交；開標(biāo)評(píng)標(biāo)；授予合同；重要名詞的定義和解釋。

合同主要條款須明確

合同主要條款包括通用條款和特殊條款。通用條款主要包括：重要名詞定義和解釋；招標(biāo)人和中標(biāo)人的權(quán)利義務(wù)；運(yùn)輸、保險(xiǎn)、驗(yàn)收程序；付款條件、程序；履約保證金數(shù)量及支付方式；不可抗力因素；延誤賠償和處罰程序；合同終止程序；解決爭(zhēng)端的程序和方法；適用法律的規(guī)定；有關(guān)稅收、專利的規(guī)定等。特殊條款是對(duì)通用條款的補(bǔ)充說(shuō)明。對(duì)于復(fù)雜、周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，應(yīng)包括合同變更、不可抗力、違約終止等主要條款。

實(shí)質(zhì)性要求須標(biāo)明

法定無(wú)效投標(biāo)條款主要是《招標(biāo)投標(biāo)法》及其實(shí)施條例、《政府采購(gòu)法》等所規(guī)定的條款；約定無(wú)效投標(biāo)條款（招標(biāo)文件規(guī)定的要求）。在約定無(wú)效投標(biāo)條款時(shí)，應(yīng)該注意避免排斥潛在的投標(biāo)人；在評(píng)標(biāo)時(shí)，不得增加或減少實(shí)質(zhì)性要求和條件。

值得注意的是，招標(biāo)人應(yīng)在采購(gòu)文件中規(guī)定并標(biāo)明實(shí)質(zhì)性要求和條件，并約定無(wú)效投標(biāo)條款。約定無(wú)效投標(biāo)條款應(yīng)該在招標(biāo)文件中體現(xiàn)，否則信息不對(duì)稱對(duì)投標(biāo)人不公平，還應(yīng)在招標(biāo)文件中使用“*”等特殊符號(hào)標(biāo)明，同時(shí)必須明確特殊符號(hào)所表達(dá)的內(nèi)容，否則會(huì)造成供應(yīng)商誤解。

前后內(nèi)容要一致

投標(biāo)人須知與評(píng)標(biāo)方法、標(biāo)準(zhǔn)要一致；投標(biāo)人須知、技術(shù)參數(shù)、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)方法、標(biāo)準(zhǔn)之間應(yīng)保持一致；合同特殊條款與一般條款不能有悖；條款正文與附件及附錄須一致；圖紙與規(guī)定、后續(xù)圖紙與以前提供的圖紙不能矛盾。而且招標(biāo)文件還要明確以誰(shuí)為準(zhǔn)，誰(shuí)優(yōu)先，否則就會(huì)出現(xiàn)對(duì)誰(shuí)有利無(wú)法判斷的糾紛。

重要內(nèi)容要規(guī)定格式

對(duì)投標(biāo)文件重要內(nèi)容應(yīng)有格式要求，如投標(biāo)函、投標(biāo)人資格聲明、制造商授權(quán)書等。重要內(nèi)容的格式要求列為“無(wú)效投標(biāo)條款”，如在招標(biāo)文件中規(guī)定，“除可填報(bào)項(xiàng)目外，對(duì)格式的任何修改將被視為非實(shí)質(zhì)性響應(yīng)，從而導(dǎo)致投標(biāo)被拒絕。”制作招標(biāo)文件時(shí)，要避免投標(biāo)人通過(guò)更改格式，達(dá)到減少義務(wù)的目的。

采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)提示：提高采購(gòu)文件編制精準(zhǔn)度

明確標(biāo)準(zhǔn) 約束自由裁量

評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、因素的設(shè)計(jì)要體現(xiàn)招標(biāo)投標(biāo)的原則，要科學(xué)、合理，而且還要有依據(jù)，便于操作。同時(shí)，還要做到有效避免評(píng)標(biāo)委員會(huì)的自由裁量權(quán)。自由裁量行為是指法律、法規(guī)和招標(biāo)文件對(duì)某種具體行為的內(nèi)容、方式和程序未作規(guī)定或只規(guī)定一定范圍、種類和幅度，允許評(píng)標(biāo)委員會(huì)根據(jù)客觀、公正和法律的精神自行斟酌的執(zhí)行行為。

評(píng)標(biāo)優(yōu)惠 發(fā)揮政策功能

招標(biāo)文件的制作還應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)《政府采購(gòu)法》的政策導(dǎo)向和目標(biāo)，應(yīng)該有助于實(shí)現(xiàn)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)目標(biāo)。主要包括“保護(hù)環(huán)境；扶持不發(fā)達(dá)地區(qū)和少數(shù)民族地區(qū)；促進(jìn)中小企業(yè)發(fā)展；科技創(chuàng)新；節(jié)能”，還有就是采購(gòu)本國(guó)貨物（工程、服務(wù)）等政策。這里就涉及一個(gè)評(píng)標(biāo)優(yōu)惠的問(wèn)題。評(píng)標(biāo)優(yōu)惠應(yīng)該在招標(biāo)文件中載明。

避免歧視 體現(xiàn)充分競(jìng)爭(zhēng)

任何單位和個(gè)人不得以任何方式阻撓和限制供應(yīng)商自由進(jìn)入本地區(qū)和本行業(yè)的政府采購(gòu)市場(chǎng)；不得指定貨物品牌、服務(wù)供應(yīng)商；招標(biāo)文件不得要求或標(biāo)明特定投標(biāo)人或產(chǎn)品，以及含有傾向性或排斥潛在投標(biāo)人的其他內(nèi)容。同時(shí)，還須避免隱性指定品牌。另外，還要避免選用一家參數(shù)或多家最優(yōu)參數(shù)的集成作為采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

特別提醒：

采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)提示：采購(gòu)文件編制勿漏三點(diǎn)

明確備選方案處理方法

備選方案必須是招標(biāo)文件允許且符合招標(biāo)文件規(guī)定的要求。招標(biāo)文件必須載明備選方案的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)和處理辦法；招標(biāo)文件應(yīng)明確“如何報(bào)價(jià)（是否要完整）、如何評(píng)審（評(píng)哪一個(gè)方案，價(jià)高、價(jià)低還是全部)；如何簽合同”，否則，招標(biāo)項(xiàng)目的質(zhì)量難以保證，而且還可能引發(fā)糾紛。

同品牌多家供應(yīng)商可否參與

實(shí)踐中，還有一個(gè)制造商授權(quán)多家對(duì)同一品牌進(jìn)行投標(biāo)；同一法定代表人的兩個(gè)及以上法人，母公司、全資子公司及其控股公司，參加同一項(xiàng)目投標(biāo)；多家系統(tǒng)集成商使用同一制造商產(chǎn)品作為其系統(tǒng)集成產(chǎn)品的一部分參加投標(biāo)。招標(biāo)文件應(yīng)明確是否允許、如何計(jì)算投標(biāo)人數(shù)量。

聯(lián)合體成員不能再單投

對(duì)于聯(lián)合體投標(biāo)，一般條件聯(lián)合體中的各方均應(yīng)具備。采購(gòu)人根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特殊要求規(guī)定的特定條件則要求至少一方具備（可就低不就高）。政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)在招標(biāo)文件中提醒，供應(yīng)商不得組成多個(gè)聯(lián)合體參與投標(biāo)；不得既參與聯(lián)合體，又獨(dú)立投標(biāo)。